他社からサインタイムへ切り替え年間コスト40％削減。グループごとの管理で契約業務を効率化

サインタイム移行前、他社の電子契約サービスではどのような課題がありましたか？

サインタイム移行前は、受講契約書を他社の電子契約サービスでやり取りしていました。しかし、年間費用が約60万円と高額で、さらにユーザー数によって費用が増えるため、必要最低限のユーザーに限定して運用せざるを得ませんでした。
また、グループ分けができず、閲覧制限が必要なメンバーに対しては、過去書類の共有や管理も十分に行えなかったため、契約業務の効率化に制約がありました。
この課題を解消し、コスト削減と契約業務の効率化を実現することが、サインタイム移行の大きなきっかけとなりました。

数ある電子契約サービスの中で、サインタイムを選んだ理由は何ですか？

最大の理由はコスト削減です。サインタイムに切り替えたことで、年間費用を約40％削減することができました。
さらに、サインタイムはコストがかからずにユーザー数無制限で運用できるため、必要なメンバー全員が契約書の送受信を行えるようになり、チーム全体の業務効率が大幅に向上しました。
また、複数グループを運用できるため、「顧客向けグループ」と「社内のHRグループ」で書類を分けて管理でき、過去書類の案内や共有も簡単に行えます。
これらの点が現場スタッフの負担軽減につながり、導入の決め手となりました。

サインタイムへの移行はスムーズに進みましたか？

はい、非常にスムーズに導入できました。サインタイムは直感的でわかりやすいデザインのため、社内での浸透も早く進みました。導入当初は、サインタイム担当者より、操作方法の説明を受けながら、質問に対応してもらう形で1つずつ確認を進めました。このプロセスにより、従業員は安心して契約業務を開始でき、導入直後から効率的にサインタイムを活用できる体制が整いました。

サインタイム導入後の業務プロセスを教えてください。

受講契約書は、100％電子化を実現するため、対面での授業見学などのプロセスを踏んだ後、実際に契約を進める際には、対面であってもその場で必ずサインタイムを使用して送信しています。
また、社内の人事関連の書類でもサインタイムを活用しており、社内の業務プロセスの電子化は90％以上達成できています。
これにより、署名回収や書類管理のスピードが向上し、契約業務全体の効率化が実現しました。

サインタイムに切り替えたことによる具体的な効果は何ですか？

サインタイム導入による効果は以下の通りです。

• 年間コスト削減：年間費用を約40％以上コストダウンできました。
• 業務効率化：ユーザー数無制限で関係者全員が契約書を送信できるため、作業の滞りがなくなり業務がスムーズになりました。
• 管理負荷の軽減：複数グループを作成可能で、チームごとに書類を分けて管理でき、過去書類の案内や共有も簡単に。現場スタッフの負担を大幅に軽減できました。
• 電子化率の向上：受講同意書を中心に90％以上を電子化し、ペーパーレス化による作業効率向上を達成できました。
  

サインタイム移行後の現場スタッフや署名者の反応はいかがですか？

サインタイムは使いやすいため、現場スタッフおよび署名者も、移行時に特別な案内をせずともスムーズに署名を完了できています。また、サインタイム導入の効果を日常業務の中で実感しており、契約業務の負担軽減や作業効率の向上が現場レベルでも感じられています。

サインタイムで主に活用している機能は何ですか？

契約書の送信や書類管理の効率化のために、1件ずつ書類を送信する機能や、過去書類の管理・共有を効率化するグループ機能を活用しています。社内承認機能などはまだ使用していませんが、今後の活用も検討中です。

今後、サインタイムで使ってみたい機能はありますか？

書類を複数ファイルまとめてアップロードできる機能は便利そうなので、社内でも共有し、積極的に活用していきたいと考えています。
また、社内承認機能を活用することで、契約業務だけでなく、社内の他の業務フローもサインタイムに組み込み、さらに効率化を進めていきたいと考えています。

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