電子契約で書類の承認フローと進捗を可視化し、総務部の業務工数を50％削減

グローバルブレインズ株式会社

ご協力

取締役　経営管理本部本部長
大上章様

福岡本社を中心にITソリューションを提供するグローバルブレインズ株式会社。同社ではこれまで、開発委託基本契約書やNDAなどの契約書を紙で作成・郵送し、社内承認もメールやチャットを使って個別にやり取りしていました。そのため、承認フローの遅延や差し戻し対応、郵送の手間が総務部の大きな負荷となり、契約締結までに1〜3週間かかることも少なくありませんでした。電子帳簿保存法への対応やペーパーレス化の推進を進める中で、電子契約サービス「サインタイム」を導入。導入後は、課題が大きく改善し、郵送作業も不要となり、契約締結までの時間は最短当日〜数日へと大幅に短縮されました。今回は、同社がどのように契約フローを見直し、総務部を中心に業務効率化を実現したのか、その背景と成果について詳しくお話を伺いました。

業種: ソフトウエア・システム開発

企業規模: 大

課題: コスト削減、ペーパーレス、業務効率化

・契約書をWord・Excelで作成し紙で郵送していたため、契約締結まで1〜3週間とリードタイムが長期化していた
・郵送のため署名の進捗が分からず、確認作業など、総務部の作業負担が大きい状態が続いていた
・契約管理が紙中心でペーパーレス化が進まず、承認フローや差し戻し対応もメール・チャットなど情報管理が煩雑化していた

・契約締結までの時間が大幅に短縮され、従来1〜3週間かかっていたものが最短当日〜2日で完了。承認リードタイムも短縮された
・紙の作成・押印・郵送作業が不要となり、郵送関連の工数を約50％削減。郵送費などのコストも最適化
・電子契約により進捗が可視化され、履歴管理や承認経路が明確に。総務部を中心にワークフローが統一され、社内でも書類の管理が透明化された

サインタイム導入前は、契約書はどのように作成・やり取りしていましたか？

これまではWordやExcelで契約書を作成し、印刷した紙を郵送する運用でした。社内承認はメールやチャットで個別に依頼する形で、承認完了後に総務部が郵送手続きを行う流れでした。そのため1件ずつ、現在の進捗を確認しなければならず、案件ごとに細かな確認作業が発生し、進捗も把握しづらい状況が続いていました。

紙での契約業務で特に負担だった業務や手間は何でしたか？

最大の負担は郵送作業と返送待ちによる時間的なロスでした。返送が遅れるケースもあり、進捗確認や催促の連絡が総務部の大きな業務負担となっていました。加えて、進捗管理が個々の担当者に依存していたため、全体を見える化する仕組みがなかった点も課題でした。

契約締結までにどの程度の時間がかかっていましたか？

承認から返送まで、早くても1週間、遅い場合は2〜3週間かかることがありました。郵送によるタイムラグや社内外の承認フローの非効率さが主な要因で、契約業務全体のスピードを押し下げている状態でした。

電子契約を導入したきっかけは何ですか？

電子帳簿保存法への対応が必要だったことに加えて、社内全体でペーパーレス化や業務効率化を進める動きが高まっていました。これまで紙で行っていた契約書の作成・管理を見直すことで、よりスムーズな業務フローを実現できると考え、まずは契約業務から電子化に取り組むことになりました。電子契約を導入することで、今後のDX推進に向けた基盤づくりにもつながると判断しました。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ理由は何ですか？

電子契約サービスを検討するにあたり、大手の会社を含め、いくつかの電子契約サービスから話を聞き、比較を行っていました。サインタイムは、導入後のランニングコストを踏まえた「コストパフォーマンスの良さ」と「シンプルな料金体系」が、選定の大きな決め手になりました。

導入前に不安だった点はありますか？

新しいツールを社内に浸透させる上でのルール作りや運用の定着に不安がありました。電子契約に合わせた新しい社内運用ルールの策定が必要だったためです。現在もルール整備を進めながら運用を広げていますが、大きな混乱はなく使い始められました。

導入プロセスはスムーズに進みましたか？

初期設定や導入自体は非常にスムーズでした。運用を進める中で課題が出てくる場面もありますが、その都度サインタイムのサポートを受けながら改善を進め、社内での運用ルールを固めているところです。全社的な浸透にはまだ時間が必要な部分もありますが、今後も継続して活用を広げていきたいと考えています。

サインタイム導入後の業務フローを教えてください。

総務部で契約書テンプレートを作成し、承認フローや関係者のCCを設定したうえで運用しています。テンプレート化することで現場担当者も迷わずに作業でき、従来は部署ごとにバラつきがあった承認プロセスが統一されました。業務全体の標準化が進んでいます。

サインタイム導入後の効果を教えてください。

サインタイム導入によって得られた主な効果は以下の通りです。

契約締結までの時間短縮
従来は紙の作成・郵送・押印といったプロセスが必要で、契約締結まで1〜3週間かかることもありました。電子契約へ切り替えたことで、最短当日〜2日で締結が完了するようになり、取引先とのやり取りもスピーディーになりました。契約プロセス全体のリードタイムが大幅に短縮された点が最も大きな成果です。
承認フローのスムーズ化
紙運用では承認依頼や差し戻しがメール・チャットで分散し、どこで止まっているか分かりづらい状況でした。サインタイム導入後は、承認状況がリアルタイムで可視化され、社内調整がスムーズに。差し戻しも減り、総務部・現場・承認者間の連携が効率化されました。
総務部の作業工数削減（約50％削減）
印刷、封入、押印、郵送といったアナログ作業が不要となり、総務部の業務負荷は大幅に軽減されました。特に、NDAや開発委託基本契約書の郵送対応にかかっていた作業時間が約50％削減され、日常業務の効率化につながっています。
契約管理の透明性向上と内部統制の強化
契約書の進捗や履歴が自動で記録されるため、確認漏れが防止され、管理の精度が向上しました。締結済み文書をすぐに確認できる点も実務で大きなメリットとなっており、監査対応や内部統制にも有効な仕組みが整いました。

電子契約を導入し、署名者となる取引先の反応はいかがでしたか？

導入時も取引先からの問い合わせやトラブルは特になく、電子契約への移行は非常にスムーズでした。書類のやり取りがこれまでよりスピーディになり、確認漏れも減ったことで、業務全体の流れがスムーズになっています。

今後、電子化を進めたい業務はありますか？

次のステップとして、毎月発生する発注書の電子化を進めたいと考えています。ここが電子化できれば、さらに大きな時間削減が期待できます。
加えて、人事関連書類や過去契約書のスキャン保存にも取り組み、社内全体のペーパーレス化を段階的に強化していきたいと考えています。

会社名	グローバルブレインズ株式会社
業種	ソフトウエア・システム開発
会社概要	グローバルブレインズ株式会社（GBC）は、福岡本社をはじめ、熊本支店、佐賀オフィス、そして東京オフィスを展開し、地域をまたがる広範な拠点ネットワークによって、全国の企業へ柔軟にITサービスを提供できる体制を整えています。1988年7月に創立されて以来、GBCはシステム開発とインフラ構築を起点とし、Web／モバイルアプリの開発、クラウドインテグレーション、さらにはAI・RPAなどの新技術を活用したソリューション提案と、多角的なIT領域に対応する総合ITサービス企業として成長を続けてきました。中でも、自社サービスである「FL.OPS」を通じて、設計から構築、運用・監視までワンストップでクラウド基盤を提供しており、顧客の多様な要件に柔軟かつ確実に応えることが可能です。GBCは「これまで培ってきた技術」と「これからの技術革新」の融合を企業理念の軸に据え、お客様満足を第一に考え、信頼性と先進性を兼ね備えたパートナーとして、クライアントの事業成長や業務効率化を支援し続けています。
従業員数	大
URL	https://www.gbc.co.jp/