Salesforceと電子契約サービス「サインタイム」の連携で99%の申込手続きをデジタル化

サインタイム連携前は、申込書のやり取りはどのように行っていましたか？

連携前は、入会・退会・休会・コース変更などの会員手続きをすべて紙の書類で行っていました。東京のスタジオでは直接来店して手続きを進め、大阪や名古屋では郵送による契約書類のやり取りが主な方法でした。

手続き完了までに、どのくらいの時間がかかっていましたか？

郵送対応の場合、会員様からの書類の返送がなかなか届かないこともあり、1週間以上かかることもありました。現在では、書類のやりとりが即日〜翌日で完了するようになり、大幅な業務時間の削減を実現しています。

サインタイム導入前には、どのような業務上の支障がありましたか？

会員情報はSalesforceにで管理されていたものの、入会や退会などの申込み手続きは紙でやり取りする必要があり、非常に非効率でした。また、紙に記入された内容は、Salesforceに手入力しなければならず、時間のロスだけでなく、転記ミスのリスクも生じていました。せっかくデジタルで情報を管理できているのに、活用できていない状況に課題を感じていました。

サインタイムを選定した決め手は何でしたか？

サインタイムを選定した最大の決め手は、コストパフォーマンスに優れた価格でSalesforceとの連携が標準機能として可能だったことです。複数の電子契約サービスと比較検討した結果、Salesforce連携が標準搭載されている点と費用面の導入しやすさが高く評価され、最終的にサインタイムの導入を決定しました。
また、導入にあたっては、申込書を記入する会員側の操作性も重視し、特にサインタイムの自社カスタマイズ機能（メールの送信元やロゴを自社仕様に変更できる機能）は、デジタルに慣れていない会員にとって分かりやすく、非常に良い機能だと感じています。

Salesforceとサインタイムの連携はスムーズに進みましたか？
また、本格運用開始までにどのくらいの期間がかかりましたか？

約1か月で本格運用を開始できました。Salesforceに入っている既存の会員情報を活用し、段階的に導入を進めたことがスムーズな連携のポイントです。まずは、既存会員の退会や休会申込書の処理から運用を開始し、その後、「新規申込書」へと拡大しました。このように段階的に導入を進めたことで、運用開始時のトラブルを最小限に抑え、スムーズに本格運用へ移行することができました。

現在の業務フローは、どのように構築されていますか？

WEBフォームから申し込みを受け付け、スタジオにはタブレットを導入して紙の申込書は廃止しています。申し込み情報はSalesforceに自動で取り込まれ、入会申込書の控えはサインタイムを通じて顧客へ送信されます。なお、ガラケーを利用する一部の会員様には例外的に紙での対応を行っていますが、現在、約99%の申込が電子化できています。
また、スタジオにはQRコード付きの案内を掲示し、顧客をWEBフォームへスムーズに誘導しています。

導入後に感じた効果を教えてください。

サインタイムとSalesforceの連携により、コスト削減はもちろん、結果としてより正確でスムーズな顧客対応が可能になっています。
これまで紙の書類管理では、紛失や入力ミス、セキュリティ面、長期間の保管場所の確保など多くの課題がありましたが、電子化を進めることでこれらの問題が解消できました。
さらに、業務の人員体制も見直され、申し込み手続きにおいては、従来2名体制で行っていた作業を現在は1名で対応できるようになり、コストを50％削減するころができました。受付スタッフが担当していた紙の配布・回収も不要になり、事務側で一元的に処理できる体制へと整えられました。

お客様からの反応はいかがでしたか？

紙の記入やスタジオへの来店が不要になったことで「便利になった」との声を多くいただいています。また従来のアナログ手続きから電子化に切り替えたことで、会社としての信頼獲得にもつながっていると感じています。一方で、「簡単に解約できてしまうのでは？」という懸念もありましたが、実際にはそのような影響は見られていません。

サインタイムで主に活用している機能は何ですか？

主に使っている機能は、以下の通りです。

• 新しい書類の送信
• テンプレートを使っての送信
• SMS送信
• カスタマイズ機能（自社ブランドのロゴや送信元アドレスのカスタマイズ）

今後は社内承認機能や、リマインドにも活用できるアラート機能の活用も視野に入れています。

今後、さらに期待している機能や改善点があれば教えてください。

現状では、想定していたデジタル化はほとんど実現できていますが、今後は、お客様向けの契約手続きだけでなく、社内の人事関連書類や業務委託スタッフ、パートスタッフとの契約管理にもサインタイムを活用し、さらなる業務効率化とペーパーレス化を進めていきたいと考えています。

インタビューの内容は以上になります。ご協力いただきありがとうございました！

電子契約サービス「サインタイム」とは？

サインタイムは、日本企業の業務ニーズに合わせて設計された電子契約サービスであり、Salesforce連携や自社ブランドカスタマイズ、テンプレート機能などを標準搭載。業種・業界を問わず導入され、クラヴマガ・ジャパンのような教育・サービス業にも強い効果を発揮しています。

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