電子契約で契約締結までの時間を90％短縮、出版物流DXを実現

大村紙業株式会社

ご協力

システム担当小森谷様

埼玉県春日部市を本社とし、出版物流の最適化や業務改善を手がける大村紙業株式会社。同社では、書籍の管理などに関する契約書や更新料金表などの手続きの効率化とコスト削減、そしてDX推進を目的に、電子契約サービス「サインタイム」を導入しました。これにより、従来は紙や郵送で行っていた契約業務をデジタル化し、印紙代・郵送費のコスト削減と契約完了までの時間短縮を同時に実現。今回は、導入の背景や具体的な活用方法、業務効率化と取引先対応の両立をどのように実現したのかについて詳しくお話を伺いました。

業種: メディア(出版・WEB)

企業規模: 中

課題: コスパのよいサービスを使いたい、ペーパーレス、働き方改革、業務効率化

・契約書の作成・捺印・郵送・返送により、契約締結まで1〜2週間かかっていた。取引先との調整も含め、多くの時間と労力が発生していた
・紙の契約書に伴う収入印紙や郵送費などが、年間数万円のコスト負担となっていた
・営業所ごとに紙面で書類作成・入力・保管作業が発生し、手作業による作業負担や管理の非効率が課題となっていた。また、他の営業所で契約したものが物理的な制約により即時で確認出来ない状態であった

・サインタイム導入により、契約締結まで最短当日〜翌日で完了。訪問や郵送の手間も大幅に削減され、担当者の作業時間が削減。
・電子契約の導入により、印紙代や郵送費がゼロに。コスト最適化を実現
・電子契約のテンプレート運用により、入力漏れやミスを防止。保管スペース不要・即時照会可能となり、社内外での情報共有や監査対応もスムーズに

サインタイム導入前は、契約書の作成やお客様とのやり取り、締結をどのように行っていましたか？

導入前は、契約書を手書きで作成し、2通を製本したうえで郵送していました。1通はお客様に控えとして送付し、もう一方は、お客様の署名・捺印の上で返送されたものを自社で保管していました。契約締結に通常1〜2週間ほどかかっており、郵送の手間や収入印紙の貼付、保管場所の確保などが大きな負担となっていました。

電子契約導入のきっかけを教えてください。

社内のシステム会議において、大村社長がDX・ペーパーレス化の促進を打ち出したことが導入のきっかけです。紙での契約業務に伴う手間やコストを削減し、業務効率を高める必要性を感じたことが背景にあります。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ決め手は何ですか？

サインタイムを選んだ最大の理由は、コストパフォーマンスの高さに加え、料金体系が非常に分かりやすかった点です。プラン内に、必要十分な送信件数が含まれており、追加費用が発生しないため、社内でも費用面を簡単に把握でき、導入検討を進めやすかったと感じています。

導入プロセスはスムーズでしたか？

初めて電子契約に触れる社員ばかりでしたが、サインタイム担当者が社内向けに操作方法を説明するレクチャー会を実施。さらに、契約書のテンプレート作成など、親身にサポートしてもらったことで、安心して運用を開始できました。

その後、社内では各営業所向けに簡単なマニュアルを作成し、契約作業を行う所長に配布。必要に応じて対面やWeb会議で操作方法を説明するなど、運用体制を整えました。

さらに、運用中に操作方法が分からなかったり、問題が発生した場合も、サインタイム担当者が迅速に対応してくれるため、問題なく運用できています。

導入後の契約業務の流れを教えてください。

必要な書類はサインタイムのテンプレートを作成し、共有で使っています。実際に電子署名を依頼する前には、完成させた書類をPDFにてダウンロードし、先方に内容確認を行っていただいた上で、問題がなければ電子署名フローに進むという手順です。

テンプレートを使用した署名依頼がほとんどで、お客様からの要望があった場合は、個別の書類作成にも対応しています。

導入による効果を教えてください。

サインタイム導入による効果は以下の通りです。

送信までの作業工数削減
契約書の印刷、捺印、郵送、保管などの手間が削減され、作業時間を節約できました。テンプレート運用により、必要な項目を入力するだけで契約書作成が可能となり、入力漏れやミスも防止できます。
契約締結までの時間短縮
従来は書類の郵送や捺印などにより、契約締結まで1〜2週間かかっていましたが、電子契約を導入することで、早ければ当日に締結まで完了。従来に比べ大幅な時間短縮が実現しました。
コスト削減
印紙代や郵送費などの実費が月平均約5,000円かかっていたものが、電子化により0円になりました。サインタイムのランニング費用はかかっていますが、それを上回る導入メリットが得られています。
ペーパーレス化と管理の効率化
契約書を電子化することで、保管スペースの確保や紙書類の管理工数が削減されました。また、締結済みの書類は照会画面から即時に確認できるため、営業所間での情報共有もスムーズになり、内部統制や監査対応にも有効です。

サインタイムのテンプレート運用で効率化できたポイントは何ですか？

紙面からサインタイムのテンプレートになったことで以下のメリットがあります。

入力負荷の軽減
必要な項目を入力するだけで契約書を作成でき、担当者の入力作業の負担が大幅に軽減されます。
書類の品質の安定
会社として同一フォーマットを使用することで、契約書の品質が安定し、統一感のある書類作成が可能です。
入力漏れの防止
必須記入項目が入力されない場合は次のステップに進めない仕組みとなっており、入力漏れを未然に防止できます。

電子契約導入による内部統制や監査対応への変化はありましたか？

契約書の改ざん防止や履歴管理の透明性は向上しました。サインタイムの「管理者」権限で他営業所の契約書も閲覧できるように設定しているため、対応がスムーズになっています。従来の紙書類では困難だった過去書類の照会も容易になりました。

現場スタッフや実務担当者の反応はいかがですか？

サインタイム導入後、契約書作成にかかっていた時間を本来の業務に充てられるようになったと好評です。必要に応じて所長がお客様からの問い合わせに対応するケースもありますが、全体的にスムーズに運用ができています。

お客様（署名者）の反応や受け入れ状況はいかがですか？

サインタイムは電子帳簿保存法に対応したシステムであるため、お客様からは「安心して利用できる」という声をいただいています。運用に慣れてきたことで、お客様からの問い合わせにも、即時対応できるようになり、契約書の送信や確認作業も効率的に行えるようになっています。

現在、貴社内のペーパーレス化は何パーセントくらいでしょうか？

出版業界全体として紙のやり取り文化が根強いため、社内のペーパーレス率はまだまだです。ただ、今後は稟議書や交通費精算などの社内書類もワークフローを絡めてペーパーレス化を進め、従業員契約書などの電子化範囲も拡大していく予定です。

会社名	大村紙業株式会社
業種	メディア(出版・WEB)
会社概要	大村紙業株式会社は、出版物流の最適化と業務改善を専門とする企業です。創業以来、400社以上の出版社と取引実績を持ち、メイン事業として、自社システム「OS-WEB」を通してお客様と情報共有しながら、書籍の検品・改装・出庫・保管並びに管理を行う出版物流代行事業を行っています。また、それ以外にも必要部数だけ印刷可能な「ブックオンデマンド」、取次請求代行やコールセンター業務を含むサポート事業、Amazon委託や独自ネットワークによるEDI事業、不要書籍の断裁処理によるリサイクル事業といったサービス展開を行っています。各サービスは、Reduce（合理化）、Recycle（再生）、Rethink（見直し）、Reconstruction（再構築）の理念のもと、常に業務の効率化と改善を目指して提供されています。出版業界における信頼されるパートナーとして、取引先の業務最適化を支援しています。
従業員数	中
URL	https://www.ohmurashigyo.com/