【弁護士が解説】電子インボイス制度のポイント～請求書の電子化が2023年に開始～

2023年10月1日から「インボイス制度」が始まります。
今回ご紹介する「電子インボイス」とは、インボイス制度において保存が必要な「適格請求書」を電子化したものです。

インボイス制度の導入はすでに決まっていますが「インボイスって何？」「どうすればいいの？」と疑問を感じている方も少なくありません。

今回はインボイス制度の意味や、電子化して「電子インボイス」を導入するメリットをわかりやすくお伝えします。インボイス制度がわからないという事業者の方や、これまで免税事業者だった個人事業主の方なども、ぜひ参考にしてみてください。

電子インボイスの前提となるインボイス制度とは

電子インボイスは、「（紙の）インボイス」を電子化したものです。
電子インボイスを理解するにはベースとなるインボイス制度の理解が必須となります。

インボイス制度とは

インボイス制度とは、消費税計算において「仕入税額控除」を受けるための制度で、そのためには「登録事業者」が発行した「適格請求書（インボイス）」を保存しなければなりません。

消費税の基本的な計算方法は「受け取った消費税」から「仕入れの際に支払った消費税」を差し引くというものです。「仕入れの際に支払った消費税」の金額は、仕入先から発行してもらった請求書により確認します。
従来は、どのような業者が発行した請求書であっても仕入れの際に支払った消費税の控除ができました。

ところがインボイス制度が導入されると、認定を受けた「適格事業者」が発行した「適格請求書」でないと、「仕入にかかった消費税」の差し引きができません。適格事業者以外の事業者から仕入れをした場合、消費税の控除ができないので税額が上がる可能性があります。

一方「適格事業者」として認定されると、消費税を収める義務が発生します。これまで売上額が1,000万円未満で免税事業者となっていた人も、適格請求書を発行するためには適格事業者として認定を受けなければなりません。そうなると、売上額が1,000万円未満であっても消費税を払う必要があります。

このように「適格事業者」による「適格請求書」を保存しなければ仕入れの際に支払った消費税の控除ができなくなる、というのがインボイス制度の概要です。

インボイス制度に関して、詳しくはこちらの記事にまとめてありますので併せてチェックしてみてください。
➡︎営業部門もインボイス制度の影響あり？準備するべき4つのポイントをわかりやすく紹介

電子インボイス制度とは

電子インボイス制度とは、電子化した適格請求書を使ったインボイス制度です。
インボイス制度の中でも「紙の請求書ではなく電子データの請求書を用いる場合」と理解するとわかりやすいでしょう。
電子インボイスは日本で統一された規格になる予定ですが、現在「EIPA（電子インボイス推進協議会）」がデジタル化を推進するため電子インボイスシステムの構築を目指して活動しています。

EIPAが導入しようとしているのは「Peppol（ペポル）」というシステムです。

Peppol（ペポル）とは

Peppolは「Pan-European Public Procurement Online」の頭文字をとった言葉で、電子データのやり取りを行うための国際標準規格の1つです。
ヨーロッパ諸国を中心に世界の30か国以上で導入され、活用されている実績があります。

Peppolには以下のようなメリットがあるため、日本における電子インボイス制度導入に際して有力な候補となっています。

・適格請求書以外の電子データもやり取りできる ・ 同じようにPeppolのネットワークを利用する政府機関や他企業ともスムーズに取引できる ・ 海外でも導入事例が多く、グローバル展開も進めやすい ・ 操作方法がわかりやすい

請求書を電子化するメリット

電子インボイスを導入するには請求書の電子化が必要です。電子化するとどういったメリットがあるのかみてみましょう。

仕訳や仕入税額控除の計算を自動化できる

消費税を計算する際には、受け取った請求書を仕訳して仕入税額控除の計算をしなければならず、手間がかかります。
電子インボイスは国内で統一された規格になる予定であり、利用すると各社の請求情報を自動的に取り込めるようになることが予想されます。
仕訳や仕入税額控除などもシステム上で自動で計算できる可能性が高く、販売管理における取引情報や会計システムを連携すれば、帳簿の付け合わせ作業もしなくてよくなる可能性があります。業務効率を大幅にアップできるメリットが期待できるでしょう。

電子署名（eシール）で改ざんのおそれを軽減できる

電子インボイス制度の開始後は、適格請求書発行事業者であることがわかる電子署名（eシール）が導入される予定です。
つまり「適格請求書」には「適格事業者等が発行した」ことを証明する電子署名がつけられるので、真正性（※）が確保され改ざんの可能性は極めて低くなると考えられます。
※真正性とは、本物であることを確実にしたり証明できること。

Peppolに準拠することで海外企業との取引も容易に

Peppolは海外諸国でも多数導入されており、今後も利用国が拡大していく見込みです。
用途も電子インボイスにとどまらず、さまざまな文書に使えるため、導入すると海外取引を円滑に進めやすくなるでしょう。

海外での電子契約の現状については、こちらに詳しくまとめましたのでご参考ください。
➡︎海外での電子契約の利用状況は？市場の推移や普及の背景を解説します

請求書管理の保管や管理が簡単に

請求書は、7年間保存されなければなりません。
紙の請求書は保管スペースが必要ですし、ファイリングの手間や管理の費用もかかります。電子データであれば保管コストがかからずパソコン上で簡単に検索できて便利です。

電子請求書を受け取る側のデメリット

電子請求書を受け取る側には一定のデメリットがあります。
まず、「電子データで受け取った請求書は電子データとして保存」しなければなりません。今後、電子帳簿保存法改正により、電子請求書を印刷して保存する方法が認められなくなることが決まっているからです。電子保存する場合には、基本的に”検索機能”をつける必要がありますが、税務調査官の要請に応じてダウンロード可能であれば、検索機能は不要です。請求書の電子化は、まだ導入していない企業も多く、電子インボイスを利用すると未導入の相手方に迷惑を掛ける可能性があります。

デメリットがあるとはいえ請求書や契約書の電子化は、今後進んでいくと見込まれています。現在、書類ベースで処理を行っている企業のご担当は、電子化をご検討頂けたらと考えております。

スキャナ保存サービスの導入

これから請求書の電子化を進める際、スムーズかつセキュアなプロセスが求められます。その中でおすすめしたいのが、電子契約・スキャナ保存サービスの「サインタイム」です。

1. 電子データと紙面の一括管理： サインタイムの「スキャナ保存機能」を利用することで、電子データで受領した請求書と、紙面で保管されている請求書、どちらもまとめて電子保管することが可能です。
2. 優れたコストパフォーマンス： 電子データを保管する際、サインタイムでは、総務大臣認定のタイムスタンプが使い放題です。
3. 業務の効率化： 請求書などの書類をオンライン上で送受信できるため、 場所や時間を問わずスムーズなやり取りが実現します。 また、紙面を郵送するために要していた膨大な作業時間を削減することもできます。

電子インボイス制度の導入に際して、ぜひ「サインタイム」を検討してみてください。

まとめ

・インボイス制度は2023年10月1日開始予定
・Peppol（ペポル）は電子データの国際標準規格の1つで、日本の電子インボイスでも準拠見込み
・請求書の電子化で、業務効率の向上や請求書の保管/管理の簡易化などが実現可能

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