スマホ署名で申込完了までの平均時間を90％短縮、国際引越しの契約書を電子化

K.C. DAT Japan株式会社

ご協力

主担当ゴールドスティーンブライアン様
日本マネージングディレクター藤田友美様

東京を拠点に、国際引越しおよびリロケーションサービスを提供するK.C. DAT Japan株式会社。同社では、引越し申込書や契約書をはじめとする各種契約手続きの効率化と業務スピード向上を目的に、電子契約サービス「サインタイム」を導入しました。これにより、従来はメールや紙を介した契約業務をデジタル化し、署名回収の迅速化や確認作業の工数削減を実現。今回は、導入の背景や具体的な活用方法、国際引越し業務における業務効率化と顧客対応の両立について、詳しくお話を伺いました。

業種: サービス業

企業規模: 中

課題: コスパのよいサービスを使いたい、契約締結に時間がかかる、業務効率化

・引越しのタイミングということもあり、プリンターやパソコンが手元にない場合も多く、契約書や引越し申込書の印刷・署名・返送に手間がかかっていた
・契約完了までの期間が数日〜数か月に及び、返送に最大2か月かかる書類もあった
・保険の書類など、署名者の入力箇所が明確に伝わらず、せっかく返送された書類でも約20％で記入漏れが発生していた
・書類の進捗や送受信状況が確認できず、署名完了後の管理もメールと紙で混在し、整理が非効率だった

・処理時間を90％短縮：以前は最大2か月かかっていた契約書の平均処理時間は1〜2日、一部の契約は最短10分で完了
・モバイル優先の署名：顧客はスマートフォンから直接署名でき、プリンターやパソコンは不要に
・入力漏れゼロ：サインタイムのテンプレートおよび項目の必須化により、以前20％あった入力漏れをゼロに削減。再作業の手間が解消
・リアルタイムでの進捗確認：社員は契約の進行状況を即座に把握でき、管理工数の削減や書類紛失・遅延の防止に

サインタイム導入前は、どのように契約書や申込書のやり取りをされていましたか？

導入前は、契約書や申込書をメールで送付し、お客様に印刷・記入して返送いただく流れがほとんどでした。ただ、返送までに1週間以内のときもあれば、最長で2か月かかるケースもありました。記入漏れなども多く、再送の手間が発生していました。また、紙やメールでのやり取りに分散しており、書類の管理が煩雑で効率的ではありませんでした。

電子契約サービスを検討し始めたきっかけは何ですか？

最大の理由は「スマートフォンだけで契約を完結したい」というニーズでした。引越し手続きの特性上、すでにプリンターやパソコンが手元にない場合も多く、お客様側での紙の署名や郵送が大きな負担になっていたのです。また、従来の署名依頼では「どこを記入すればよいか分からない」「郵送の手間が大きい」といった課題がありました。サインタイムを導入することで、入力箇所が明確になり、スマートフォンから簡単に署名できる点が大きな魅力となりました。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ決め手は何ですか？

サインタイムを導入した最大の理由は、日本語と英語のバイリンガル対応がされている点でした。K.C. DAT Japan株式会社では、親会社がシンガポールにあるため、社内で電子契約サービスについて説明する際にも、英語の資料をそのまま活用できることが大きなメリットとなります。社内での翻訳作業が省けるとともに、海外赴任や国際引越しを行うお客様への案内もスムーズに行えています。また、サインタイムは機能とコストがシンプルである点も魅力でした。他社の電子契約サービスでは不要なオプションが付いて料金が高くなるケースもありますが、サインタイムはシンプルな料金設計と操作性で、効率的に運用できます。

導入にあたって不安に感じたことはありましたか？

一番のハードルは社内浸透でした。これまでのやり方を変えることや、デジタルでの操作に抵抗感がある社員も多く、最初は利用が広がるまでに時間がかかりました。しかし、テンプレートを整えながら少しずつ活用を促す中で、社内でサインタイムを使う人の割合が増えるにつれて、自然と浸透が進んでいきました。実際に使ってみると「意外に簡単」と感じる社員が増えたことで、徐々に社内全体に定着していきました。

導入による効果を教えてください。

サインタイム導入による効果は以下の通りです。

契約締結期間の大幅な短縮
契約書や引越し申込書のやり取りが平均1〜2日、中には10分で完了する場合もあり、従来は最大2か月かかっていた手続きが劇的に短縮されました。
書類進捗の可視化と管理の一元化
契約の進捗がリアルタイムで確認できるようになり、紙とメールが混在していた非効率な管理を解消。確認作業やトラブルが減少しました。
お客様の入力漏れの防止
従来は約20％の書類で記入漏れが発生し修正や再送の手間がかかっていましたが、サインタイム導入後は記入漏れがゼロになりました。サインタイムでは、署名者の入力箇所が明確に表示されるうえ、必須項目を設定できるため、入力漏れを根本的に防止でき、契約業務の正確性と効率性が大幅に向上しました。
お客様の利便性の向上
スマートフォンからの署名が可能になり、プリンターやパソコンを持たない顧客もスムーズに対応。国際引越しや海外赴任の場面で大きな効果を発揮しています。
コスト削減
契約状況の確認や追跡にかかる人的コストや作業時間が大幅に削減されました。

お客様や現場スタッフの反応はいかがですか？

「実際に使ってみると便利だった」とサインタイムの利便性を実感する声が多いです。以前までのメールや紙でのやり取りでは、どんなに早くても数日かかっていた契約が、サインタイムでは数十分で完了することもあり、そのスピードに驚く声も多く聞かれます。

サインタイムで主に活用している機能は何ですか？

主に活用しているのは、契約書や申込書の作成を効率化できる「テンプレート機能」です。よく使う書類をあらかじめテンプレート化することで、署名者が入力すべき箇所が明確になり、記入漏れや再送の手間を防ぐことができます。今後は、契約更新のタイミングを知らせる「アラート機能」の活用も視野に入れています。

今後の活用予定について教えてください。

現在は引越し申込書・保険の書類を中心に電子化を進めていますが、今後はさらに範囲を広げる予定です。特に、国際引越しでは「輸送禁止品の確認書類」などをサインタイムで電子化し、テンプレート化することで、お客様とのトラブル防止とさらなる効率化を目指しています。

インタビューの内容は以上になります。ご協力いただきありがとうございました！

会社名	K.C. DAT Japan株式会社
業種	サービス業
会社概要	K.C. DAT Japan株式会社は、東京を拠点に国際引越しとリロケーションサービスを展開している。法人・個人の顧客に対して国内外の移転を支援し、荷造り・輸送・保管・保険から、住居探しやビザ手続き、学校紹介といった生活支援まで、幅広いサービスを展開。アジアンタイガースグループの一員として、アジア14拠点・1,400名以上のスタッフを擁するネットワークを活かし、年間16,000件超の家族の引越しや500社を超える企業移転を手掛け、国際基準の品質と安心を提供している。
従業員数	中
URL	https://asiantigersgroup.com/japan/