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大学のDX化においてペーパーレス化から始める理由とメリット
目次
ペーパーレス化はDX化の第一歩として、デジタル改革が遅々として進まない大学などの教育機関において、一番スタートしやすい施策でもあります。
例えば、入学手続き時に署名が必要な誓約書を数千人の合格者に送付するまで数か月ほどかかる場合もあります。こちらを電子契約サービスに切り替えることで、最短数分間で送付を完了することができます。
これは、驚くほどの業務効率向上及び、コスト削減が見込めることと言えるでしょう。
この記事では、ペーパーレス化をはじめとする大学のDX化、業務効率の向上とコスト削減の観点からご紹介していきます。
ペーパーレス化について詳しくは、こちらの記事からご覧いただけますので併せてチェックしてみてください。
➡︎ペーパーレス化の導入方法と成功事例【注意点や利用できるサービスもまとめて解説】
大学におけるDXとは？
大学におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、ITシステムなどの最新デジタル技術を活用しながら学校の運用を最適化するとともに、教職員や学生などの組織、学校の風土などを変革することで学校の優位性を確率する取り組みです。
大学DX、ペーパーレス化から始める理由
学生や教職員においての各書類の電子化、オンライン授業やウェビナー、学生とのチャットツールなど、大学におけるDX化の方法はさまざまです。
その中でも、ペーパーレス化は、教職員の業務効率の向上＆働き方改革、学校の運用コストの削減、学生の利便性向上の観点から最も成果が出しやすい方法です。
例えば、入学手続きに必要な誓約書と授業料に関する保証人関連の書類に注目してみましょう。
各学期ごとに数千人の学生と保証人の情報を登録する必要があり、そのたびに紙媒体での誓約書等の取り交わしや内容の確認、学生管理システムへの情報入力作業が発生します。
これにより新学期が始まる前後では、書類の作成/送付/返送確認など、スタッフの作業量が増大し、その時期が過ぎると締結済みの誓約書や保証書の保管スペース確保まで求められます。
大学がペーパーレス化を進めるメリット
大学がDX化を進める上での具体的なメリットについて確認していきましょう。
業務効率の向上＆教職員の働き方改革
大学では、学生や教職員向けに様々な種類の申請書や手続きがあります。
「学生向け」
- 入学手続き時の誓約書
- 休学や退学申請書
- 備品借出申請書
- 行事許可申請書
など
「教職員向け」
- 雇用契約書
- 出張申請書
- 各稟議書
など
入学手続きにおいて数千人の学生に対し誓約書の取り交わし作業が発生する場合、誓約書を印刷し学生一人一人に送付する必要があります。また誓約書への記載内容が間違った場合は再度郵送するなど、すべてが完了できるまで数か月かかるケースもあります。
このプロセスを電子契約・電子署名のようなサービスに切り替えることで、送付～完了まで数カ月もかかった作業をたった数分間で完了させることができます。
また、署名が完了した各書類はそのままクラウド上に保管できるので、わざわざ保管する場所を確保する必要もありません。
クラウド上にサーバーを持つ電子契約・電子署名サービスは、場所や時間を問わず利用できるため、教職員は書類の確認や契約書への押印のため、わざわざ出社する必要もありません。
ペーパーレス化は、教職員の働き方改革にも貢献します。
コスト削減
学生向けの誓約書や申請書、教職員や外部向けの契約書など、紙媒体でのやり取りを電子化することで紙代・郵送代・印紙代が一切かからなくなります。もちろん、紙の保管スペースに対するコストも不要です。
また、ペーパーレス化は人件費・郵送費などの削減にもつながります。
数千人の学生に対し１通ずつ誓約書などの書類を送付する場合、その作業は数日間ほどかかりますが、電子契約サービスのCSVファイルで一斉送信機能を上手に活用すれば、数千人に一斉送信することができます。後は学生の閲覧状況をウォッチしながら、署名が完了することを待つのみでしょう。
スタッフはこの時間を別のタスクに回すことができ、入学時にスタッフを増員する必要がなくなります。
書類の電子化は、運用コスト削減＆プロセスの時間短縮による人件費削減に非常に効果的な方法です。
学生の利便性の向上
入学から卒業まで、学生は書類に記入・署名する場面が多くあります。入学、休学、退学、備品借出しなど、その種類は学校によっても様々です。
ペーパーレス化することで、学生は自分のモバイルやPCより、必要な書類への記入や署名が可能となるので、わざわざ学校に行く必要もなく、郵送する必要もありません。
ペーパーレス化を進める方法・流れ
ペーパーレス化できる書類の棚卸し
学校内で紙媒体で発生しているプロセスを仕分ける必要があります。まずは、どの書類がどんなプロセスで行われているかを確認しましょう。
一気にすべての書類をペーパーレス化するのは、教職員や学生に大きな負担を与えますので、学生向けの入学手続きからペーパーレス化などと、書類や各プロセスごとに計画することでスムーズな運用ができ、最終的に成功の鍵にもなります。
ペーパーレス化できるサービスの検討
ペーパーレス化に対応するサービスはその数も種類も多くあります。
契約・署名プロセスの電子化、書類の電子保管、請求書や領収書の運用を電子に切り替えるなど、その書類の用途と目的によって適切なサービスを選びましょう。
サービスのテスト運用
ペーパーレス化したい書類とサービスが決まれば導入前に必ずテスト運用することをおすすめします。
説明を受けた限りでは素晴らしく感じるサービスでも実際に利用してみると、従来のプロセスがすべて置き換えられず既存のプロセスと混在して利用する場合や、教職員には使い方が慣れにくいなど、テストすることで失敗につながる要素を事前に省くことができます。
また、書類を受け取る相手の状況や環境によって電子上での対応ができず、紙媒体でやり取りする場合があります。その場合の対応方法をまとめておくことで導入後の運用がさらにスムーズになります。
運用方法の整理＆教職員への周知
システムのテスト運用が成功したら、本格的に導入します。同時に、教職員や関係者に対するトレーニングを実施します。
DX化の成功には、関係者への適切な情報提供とコミュニケーションが不可欠です。
ペーパーレス化におけるサインタイムが提供するソリューション
サインタイムについては、こちらから。
導入コンサルサービスの充実
学校という環境で、紙媒体を電子化することには抵抗があるかもしれません。
サインタイムでは、導入前のサポートとして、テスト環境の提供、既存の書類のフォーマットを電子化するための編集方法の提案、テンプレート登録、学生や教職員向けのマニュアル作成、本稼働に向けてのトレーニングなど、ITツールに慣れていない学校でもスムーズに導入できるように全面的にサポートします。
法律対応
日本の電子署名法や電子帳簿保存法に対応し、サインタイムを利用するだけで法律に対応します。
電子署名法についてもっと詳しくは、こちらの記事からご覧いただけます。
➡︎【2023年最新】電子契約とは？仕組みや電子化できる契約・書類を分かりやすく解説！
電子帳簿保存法について詳しくは、こちらの記事からご覧いただけます。
➡︎【弁護士監修】電子帳簿保存法2022年改正と猶予のポイントをわかりやすく解説！
保証人指定機能
サインタイムの保証人機能は、連帯保証人や身元保証人など、大学の事情に合わせて実装した機能です。
入学時の保証書等への署名プロセスとして、学校から合格者へ署名依頼することで、その後、合格者が直接連帯保証人を指定し、署名依頼を送ることができます。
CSVファイルで一斉送信＆SMSで署名依頼機能
サインタイムの一斉送信機能は、宛先をCSVファイルでアップロードすることで、ワンクリックで数百人または数千人に一斉送信することができます。
また、電話番号宛に署名依頼できるSMS機能を実装しており、メールアドレスを持っていない方への署名依頼も実現できます。
電子化できない書類のスキャナ保存
電子契約サービスは、メールアドレスもしくは電話番号宛に署名依頼をすることが一般的な方式です。
ただし、ネットワーク状況やメール/モバイルの設定などにより、どうしても紙で締結するケースがあります。
このような場合、紙で締結した書類をサインタイムにインポートし保管することで一つのアプリケーション内ですべての書類を一元管理することができます。
サインタイムのスキャナ保存は、総務大臣認定のタイムスタンプが使い放題となっており、電子帳簿保存法にも対応しています。
書類の電子保管、スキャナ保存が気になる方は、こちらの記事からご覧いただけます。
➡︎スキャナ保存って何？メリット・デメリットや導入方法を徹底解説！【電子帳簿保存法改正】
簡単なサードパーティー連携
サインタイムは、サードパーティーとの連携が簡単にできるよう、Web‐APIを提供します。
例えば、学生管理システムと連携することで、学生管理システムからボタン一つクリックすることで学生への誓約書送付、ステータス確認、署名完了の書類確認など、シームレスで対応できます。
最新のAI技術
サインタイムには最新のOpenAIアーキテクチャの一部も統合されているため、最新のAIテクノロジーを活用してイノベーションの最先端を保つことができます。
AIテクノロジーに気になる方は、sales@signtime.com にお問い合わせください。
大学の事例
テンプル大学ジャパンキャンパス
日本初の「外国大学の日本校」であるテンプル大学ジャパンキャンパスは、在宅勤務者の増加に伴い、部署ごとに異なっていた業務プロセスを一元化し、業務効率の向上を実現しています。
例えば、学期ごと300名ほどの講師に1通1通送付していた契約書プロセスを電子契約サービス「サインタイム」に置き換えたことで、CSVファイルの一斉送信機能を活用して、たった数分で300名の講師に契約書を送付することができました。
また、サインタイムにログインすることで、各書類のステータスなどを一目で確認できるので、送付後や締結後の管理工数を大幅に削減し、学校全体の業務効率化につながりました。
テンプル大学の詳細な導入事例については、こちらからご確認いただけます。
サインタイムの電子契約サービス（SignTime）とスキャナ保存サービス（ScanTime）の全体図
まとめ
大学のDX化、ペーパーレス化から始めるのはいかがでしょうか。
まずは、現状のプロセスについてお伺いし、状況に合うソリューションをご提案します。
お気軽にお問い合わせください。
