公開日：
更新日：
電子契約の5つのメリットとは？デメリットと導入のポイントをご紹介
目次
電子契約には多くのメリットが存在し、昨今の社会情勢も相まってその導入が急速に進んでいます。本記事では、具体的にどのようなメリットがあるのか、反対にデメリットはないのかなど導入をうまく進めるためのポイントも合わせて紹介していきます。
電子契約とは
電子契約とは、電子文書上に両者の合意の署名を施すことによって、契約を締結する方法です。
今までは紙面上で署名捺印の上契約を交わすことが一般的でしたが、テレワーク活性化やコスト削減、業務効率化などが見込まれ、多くの企業で電子契約の導入が進んでいます。
出典：「企業IT利活用動向調査」結果｜一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
こちらのグラフは「2021年度における電子契約の普及率」を表しています。およそ1,000社への調査に対して、67%以上の企業が実際に電子契約を利用していることがわかります。利用検討中の企業も含めるとその数字は約85%にまで上昇します。
このように電子契約を導入する企業の数は急激に増加しており、今後も増えていくことが予想されます。
電子契約の5つのメリット
電子契約を導入する上でのメリットを5つご紹介します。
自社で抱えている課題と照らし合わせ、電子契約の導入をぜひご検討ください。
コスト削減
電子契約を導入することで、さまざまな面でコストを削減することができます。これまでの紙の契約書では印紙代が発生しました。一つひとつの印紙代はさほど大きな額ではありませんが、交わす契約書の数が多かったり、扱う金額が高かったりする場合は印紙代もかさみ、送付や保管のコストも発生します。
一方で電子契約は課税文書に該当しないため、印紙代がかからないとされています。送付や保管コストもかからないため、企業規模によっては大きなコスト削減につながるでしょう。
管理業務の効率化
契約書を締結するためには、印刷や製本、発送から保管まで少なくない業務工数がかかります。
これを電子契約に変えることで、業務自体の削減、もしくは工数の大幅削減につながるため、管理業務の効率化が図れます。
契約のリードタイム短縮
紙の契約書における締結までのリードタイムは、郵送の時間が発生するため、早くても3営業日程度は必要で、1週間を超えるともよくあります。
電子契約であれば契約書を送付する必要がないため、捺印さえすぐにできれば当日中に締結を行うことも可能です。ビジネスにおいて、リードタイムが短縮されることは大きなメリットにつながります。
また、サインタイムは各書類の進捗状況が一目で確認することができる上、署名がまだ完了していない場合はボタン一つでリマインドを出すことが可能です。メールや電話で進捗を確認しなくても、サインタイム上で署名の催促も完了するため、それらの機能もリードタイム短縮に大きく役立ちます。
契約更新などの確認漏れ防止
一般的に契約書には、契約期間や契約更新に関する取り決めが記載されています。中には契約が自動更新されるタイプのものもあり、クライアントへの事前告知を忘れたがために意図しない契約更新が行われ、トラブルに発展する可能性があります。
電子契約であれば、契約ごとに更新のタイミングが異なっていたとしても、一定期間前に自動でアラートを設定することで、そういったトラブルを回避できます。
保管後の書類検索も簡単
企業の規模が大きく、保管している契約書の数が多い場合、なかなかお目当ての契約書が見つからないこともあります。電子契約であれば、契約書に対してタグ付けをすることができるため、企業名やサービス名で検索することで容易かつスピーディーに契約書を探し出すことができます。
検索機能については、こちらも併せてチェックしてみてください。
電子契約の3つのデメリット
電子契約の導入にはメリットが多いですが、一方でデメリットも存在します。導入を検討する際は、デメリットもしっかりと把握した上で進めていきましょう。
取引先の協力が必須
電子契約はその性質上、取引先の協力が必要不可欠です。自社のみが電子契約に対応している場合は、先方にも同じサービスを導入してもらわないと契約を締結することができません。取引先の協力が期待できない場合は、紙で契約を交わしそれを電子上で保管するという方法をとることは可能です。
電子契約に対応していない契約も存在する
現時点において、全ての契約が電子契約に対応しているかというとそうではありません。主に不動産などはまだ電子契約に対応していないため、業界によっては電子契約を導入したくてもできないケースがあります。
しかし、電子契約の利用範囲は徐々に広がっているため、電子契約できる種類は増えていくことが予想されます。
不動産の電子契約については、詳しくはこちらも併せてチェックしてみてください。
厳重なセキュリティ対策が必要
電子契約の場合、紙での契約とは異なりサイバー攻撃の被害に遭う可能性があります。契約書が外部に漏れないよう、強固なセキュリティ対策が必要になります。導入する際は、選定する電子契約サービスのセキュリティ対策を確認の上、契約そのものや社内のセキュリティ体制の強化が必須と言えるでしょう。
効果的に電子契約を導入する2つのポイント
電子契約は今までになかった新しいサービスであるため、スムーズに導入できないケースもあるかもしれません。導入において大切なポイントを2つご紹介します。
社内外の関係者へメリットを周知させる
電子契約を新しく導入する際は、既存の契約方法に慣れている関係者から反発される可能性があります。その場合は、電子契約を導入することによるメリットを周知させ、協力体制が必要不可欠である旨をしっかりと伝えることが大切です。
電子帳簿保存法をしっかりと確認する
電子契約によって交わされた契約書は、電子帳簿保存法に則ってデータを保存する必要があります。電子帳簿保存法によって保存する場所や保存期間などが定められているため、導入する前に必ずチェックし保存の体制をしっかりと準備しましょう。
まとめ
電子契約を導入することによるメリットは多く、その普及も急速に進んでいます。
一方で、関係者の協力が不可欠である点や、保存する上で守らなければいけないこともあるため、導入の際は効果的に導入するための2つのポイントを押さえてみてください。
紙・印鑑、郵送、すべてさようなら！サインタイムは、従来の紙のプロセスを電子上で実現できる電子契約サービスです。使い方がとても簡単で様々な業界のお客様よりご利用いただいております！
まずはお気軽にご相談ください。