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検収書の存在意義は？関連書類や書き方のテンプレートを解説！
目次
「検収書の存在意義は？」「検収書の書き方は？」「関連書類との違いは？」という悩みをお持ちでしょうか？本記事では、検収書の存在意義から、関連書類や書き方のテンプレートまでわかりやすく解説していきます。本記事を参考にして検収書の理解を深め、作成に取り掛かりましょう。
検収書とは
検収書とは、納品された商品の内容が発注通りであることを、受注者に通知するための文書です。販売用の商品ではなく会社や組織で使用するシステムなどの場合は、テストを行った後に検収書を発行するケースもあります。発行自体は法律上義務付けられていませんが、円滑な取引進行のために発行することがほとんどです。
検収書の存在意義とは
検収書にはいくつかの存在意義があるため、発行する会社がほとんどです。
存在意義としては以下の通りです。
- 売上計上
- クレーム・トラブル防止
- 請求書発行の省略
売上計上
検収書は売上計上に役立ちます。売上を計上する時期は業種や取引内容によって異なります。
時期としては、出荷時の出荷基準、納品時の納品基準、検収時の検収基準と３つあります。
受注側が検収基準を用いていた場合、検収完了の連絡がないと売上計上ができないので、検収は売上計上の時期を左右する重要な役割を持ちます。この場合は受注側が検収書の郵送を前もってお願いすることになるので、検収が無事終わったらなるべく早く検収書を発行・送付する必要があります。
クレーム・トラブル防止
検収書はクレームやトラブルの防止にも役立ちます。もし納品物に不備があったとしても、検収書がすでに発行されている場合に受注者は、「発行が既に行われているため対応しかねる」と主張することができます。
よって発注者は、商品の納品によるトラブルを未然に防ぐために、入念なチェック作業を行った後検収書を発行しましょう。
検収書を発行した後の場合、発注者は受注者に不備があっても交換返品できないので注意しましょう。
請求書発行の省略
検収書は、請求書発行の手間を無くすことにも役立ちます。同じ取引先なのにも関わらず取引毎に毎回請求書を発行するのは、とても手間な作業になります。
この場合に「検収書の発行により支払い義務が生じる」などのルールを双方で取り決めを行うことで、双方の手間を削減することができます。
検収書の関連書類一覧
商品の受け渡しにあたって、検収書の他にもさまざまな書類が必要になります。
関連書類には以下が挙げられます。
- 請求書
- 受領書
- 納品書
いずれも契約には必要となってくるので基礎知識として把握しておきましょう。
請求書
請求書とは、「仕事の報酬やサービス利用によって発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。取引先との間で発生した仕事や商品に対する報酬を、文書で確定させることが目的です。受注側が発行を行い、時期は検収書より後の発行となります。
記載されている内容として、請求額、商品の提供内容、支払い方法、発行日、支払い期限、振込先などがあります。
請求書はビジネス上の慣習として利用されてますが、実際は発行が法律で義務付けられていません。先程の記述にもあったとおり検収書が請求書の代わりになることも多いので、そのまま利用されることもあります。
受領書
受領書とは、商品を受け取ったときに「確かに受け取りました」ということを証明するために発行する文書です。こちらも発行が法律で義務付けられていませんが、「受け取った、受け取っていない」等のトラブルやクレームを防ぐための文書として発行します。
証明の役割を果たせば良いので、メールやチャットツールなどで「到着しました」「受け取りました」などと連絡して証明することもできますが、受領書を出せば正式な証拠を残すことができます。
基本的に発注者が発行し、時期は商品納品の後、検収書よりも前の発行となります。記載内容としては、受取者の情報（会社名、部署、担当者名、住所）、受領物品の情報（名称、個数、単価、金額）、受領印欄などがあります。
納品書
納品書とは納品物と同封されており、商品やサービスの内容や納品した日付を確認するための文書です。発行が法律で義務付けられてはいませんが、納品書を送ることによって取引先に安心感を与えることや信用を得られます。
受注者が発行し、発注者へ送付されます。
よって発行の時期は検収書より前になります。
記載内容としては、商品名・数量・合計金額などの契約で取り決めた内容が書かれています。
検収書発行までの3STEP
検収書の発行には以下の3つのSTEPがあります。
- 商品の検収
- 検収書の作成
- 取引先へ送付
初めて検収書を取り扱う時に慌てないためにも、あらかじめ流れを把握しておきましょう。
STEP1：商品の検収
初めに商品が納品されたら検収を行います。検収では数量の違い、汚れや初期不良の有無、納品物が注文通りであるかを確認していきます。検収後はもし不備があったとしても対応できないことが多いので、検収は念入りに行いましょう。もし商品に不備があった場合は、事前に受注者に連絡して商品の返品・交換などの交渉を行います。
STEP2：検収書の作成
検収が滞りなく終わったら、検収書の作成に入ります。検収書は発注者による発行が基本ですが、逆に受注者が発行し発注者が検収印を押すケースもあります。新しく取引を始める際は、発行がどちらかになるのかを事前に話し合いましょう。
STEP3：取引先へ送付
検収書の作成が終わったら取引先へ送付します。送付方法は郵送またはメールでの送付が一般的です。なお、原則紙の文書のみ送付を受け付けている会社もあるので、送付の際は事前に取引先に問い合わせましょう。
検収書の書き方
検収書には決められたルールや書き方は存在しません。よってインターネットで公開されているテンプレートを利用したり、独自でフォーマットを作成して利用することも可能です。
一般的に必要とされる最低限必要な記載項目はこちらです。
タイトル
「検収書」とわかりやすい位置に書きます。
検収日
納品日や作成日ではなく、商品の検品を行った日付を書く必要があります。
取引先名
取引先の正式名称を書きます。必要があれば、住所や電話番号も書きましょう。
会社情報
自社の会社名（正式名称）、住所、電話番号、FAX等を書きます。
検収担当者名
検収を行った担当者の名前を書くことで、後日確認を行う際や事後処理をスムーズに行うことができます。
検収印
会社または検収者による検収印での押印が必要です。印鑑については、社印（角印）と検収担当印の両方またはどちらかを押印します。押印のルールは各企業によって決まりがあるため確認した上で対応しましょう。
件名
納品・受領した検品名を書きます。
商品の情報
商品の品名、数量、単価、金額などの商品・サービスの詳細を書きます。注文書・納品書の内容と同じであるかを確認しましょう。
商品の合計金額
検収を行った商品の合計金額を書きます。最後に検収書の作成でよくある質問を紹介します。
検収書に印紙はいらない？
原則検収書に印紙は必要ありません。検収書は課税文書ではないからです。収入印紙が必要な書類は印紙税法で定められています。
印紙税法の要件は以下の通りです。
- 印紙税法別表第一(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証明されるべき事項（課税事項）が記されている
- 当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書である
- 印紙税法第5条（非課税文書）の規定により印紙税を課税しないとされる非課税文書でない
例えば、1万円以上の注文請書や、5万円以上の領収書の場合は収入印紙が必要ですが、検収書は課税文書ではないため、金額に関係なく印紙は不要です。
参考：【完全保存版】わかりやすい各種契約書と収入印紙税額一覧と注意点
検収書に押印はいらない？
検収書への押印は法律上で定められてはいないため、押印しなくても問題ないです。しかし、日本では会社が発行した証として押印する慣習があるため押印することが一般的となっています。
法律上は必要ありませんが、受け取る側からの印象や取引上の信頼面も考えて判断しましょう。
参考：押印と捺印の違いとは？法的効力と電子化についても詳しく解説！
検収書は電子化可能！
検収書は、電子帳簿保存法に準じた電子データの保存要件を満たすことにより電子化可能です。
保存要件として、改ざんされていないことを示す「真実性の確保」と、誰もが視認・確認できる状態を示す「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。
参考：電子帳簿保存法をわかりやすく解説！2024年までに必要な対策やペナルティについて
検収書を電子化するメリットは以下の通りです。
- 発行・受領の効率化
- 管理負担の削減
- コスト削減
- テレワーク推進
発行・受領の効率化
検収書の発行・受領に関する業務の効率化につながります。電子化することによって、作成から送付までオンライン上で完結できるため、紙による運用のような手間のかかる業務を簡素化できます。発注者・受注者どちらにとっても、検収書の確認や入力作業の手間を減らせるため双方にとって大きな利点になります。
管理負担の削減
管理負担を削減できます。電子化することによって、過去の取引に関して調べる必要が出てきた際に、取引先や取引日時、取引内容などで検索すれば早急に探すことができます。紙での検収書に比べて簡単に参照・出力できるため管理負担の削減につながります。
コスト削減
電子化によるペーパーレス化により、紙代やインク代、郵送費などのコストを削減することができます。
紙の検収書は上記のコストに加えて保管スペースも必要になります。電子化した場合、これらの物理的コストに加えて業務効率化による人的コストも削減できるので大きな利点です。
テレワーク推進
会社のテレワークを推進することができます。紙の検収書の場合、オフィスでの業務が必ず生じるためテレワークを行うことが難しいです。電子化することによって、発行から送付までの全業務をオンライン上で完結させることができます。オフィスではなく家での業務も可能になるため、会社のテレワーク推進につながります。
まとめ
検収書は、解説したさまざまな観点から契約上必要な文書です。契約の際には必ず扱う文書といって間違い無いでしょう。
取引毎に紙での文書の発行や管理などを行うので大変ですが、電子化もすることも可能です。検収書の紙での運用にうんざりしている人は電子化を考えてみてはいかがでしょうか？
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