月1,000件超のBtoC向け営業業務を電子契約で90％コスト削減、締結率も向上

契約書はこれまでどのように作成・やり取りしていましたか？

以前は契約書を紙で印刷し、返送用のレターパックを同封してお客様に郵送していました。返送には早くて5日、遅いと1週間以上かかることもあり、返送されないケースも少なくありませんでした。
また、月に50〜70件ほどの契約書をやり取りしていたため、事務作業の負担や郵送コストが大きな課題となっていました。

紙での契約業務で、特に負担に感じていた点は何ですか？

紙の契約書では、記入ミスや押印漏れが約10％ほど発生しており、そのたびに再送が必要でした。
契約締結までのリードタイムが延びるだけでなく、1件あたり約1,000円の郵送費が積み重なり、月単位で大きなコスト負担になっていました。
こうした手間とコストを根本的に削減することが、電子契約導入の大きな目的でした。

数ある電子契約サービスの中で、サインタイムを選んだ理由は？

サインタイムを選んだ最大の理由は、コストパフォーマンスの高さと直感的な操作性です。
プラン料金内で一定件数を無料利用できる仕組みがあり、初期費用を抑えつつ、契約業務をスムーズに電子化できる点に魅力を感じました。

また、署名完了だけでなく、契約書の閲覧通知が届く機能により、営業担当者が未署名の契約書をリアルタイムで把握し、迅速なフォローが可能になりました。
以前利用していた他社の電子契約サービスと比較しても、サインタイムは操作がシンプルで、導入研修の時間をほとんど必要としませんでした。
営業メンバーも短期間で使いこなせるようになり、業務への定着も非常にスムーズでした。

導入プロセスはスムーズに進みましたか？

はい。最初はサインタイムのミニマムプラン（エントリープラン）から導入を開始しましたが、契約件数の増加に伴い、最上位プランへとアップグレードしました。

紙での契約書管理からサインタイムによる電子契約システムへの移行を進めていたおかげで、契約件数が月約50件から1,000件以上へと拡大しても、営業スタッフの業務がパンクすることなく、スムーズに対応できています。
現在では、営業部門の40名以上が日常的にサインタイムを活用し、電子契約を軸とした営業フローが完全に定着しています。

導入後の運用体制や主な機能の活用について教えてください。

契約書は社内共通テンプレートを用意し、営業担当者は契約後すぐにサインタイムで署名依頼を送付しています。
メール送信に加え、SMS送信機能も活用しており、メールが届かない場合でも確実に署名依頼を届けることができます。
さらに、署名状況をリアルタイムで確認できるため、営業フォローがスピーディになり、契約締結率の向上につながっています。

導入によって得られた効果は？

サインタイム導入による効果は以下の通りです。

1. 契約締結期間の大幅短縮
   従来は郵送による契約で、早くても5日、遅い場合は1週間ほどかかっていましたが、電子契約により契約締結が最短1時間、遅くても3日程度で完了するようになりました。
   これにより、契約締結プロセスのスピードが大幅に向上し、営業活動の効率化にもつながっています。
   
2. コスト削減
   郵送費用が不要になり、契約書管理にかかるコスト全体を従来の約1/10に削減できました。
   年間ベースで見ても大幅な経費削減が可能となり、契約業務全体のコスト効率が向上しました。
   
3. 担当者作業時間の削減
   従来は1日あたり約2時間、月換算で約40時間の作業時間がかかっていましたが、サインタイム導入後は1件の契約書送信・管理作業が10分以内で完了するようになり、担当者の負担を大幅に軽減できました。
   
4. 契約締結率の向上
   契約状況の可視化により、営業スタッフは自分が担当する未署名の契約書をリアルタイムで把握し、適切にフォローできるようになりました。
   その結果、契約締結までのスピードが向上し、契約締結率の向上にもつながっています。サインタイム導入によって、事業拡大にもつながりました。

現場スタッフやお客様の反応はいかがですか？

社内の営業スタッフには、入社時の教育の一環としてサインタイムのテンプレートの使い方を案内しています。
サインタイムは直感的に操作できるため、この入社時の説明だけで、電子契約業務を日常業務にスムーズに取り入れられています。
これにより、新入社員も短時間で習熟でき、契約書業務の効率化や作業時間の削減に大きく貢献しています。
また、署名者であるお客様にとっても署名プロセスが簡単になり、契約のスピードと透明性に満足していただいています。

社内のペーパーレス化状況は？

社内のペーパーレス化はほぼ100％です。契約関連の書類はすべてサインタイムでテンプレート化して運用できています。
さらに、人事関連の書類も、サインタイムの別グループで電子化され、社内全体でペーパーレス運用が定着しています。
これにより、書類管理の効率化だけでなく、検索性の向上や承認フローの透明化など、業務全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）にも貢献しています。

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