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電子署名とは？仕組み・法的効力・やり方までわかりやすく解説
電子契約の利用が広がる中で、「電子署名とは何か」「紙の署名や押印とどう違うのか」と疑問に感じる方も多いかもしれません。電子署名は、紙の契約書に署名や押印をする代わりに、電子的な方法で本人の意思を示す手段で、現在では多くの企業が導入しています。
この記事では、電子署名の意味や仕組み、法的効力、さらに実際の使い方までわかりやすく解説します。
電子署名とは？
電子署名とは、紙の契約書に署名や押印をする代わりに、電子的な手段で本人の意思を示す仕組みです。電子署名法では、
- 本人がその文書に署名したこと
- 文書が改ざんされていないこと
を証明できるものとして定義されています。
パソコンやスマートフォンで名前を入力してサインしたり、署名データが自動的に付与される方式など、複数の形式があります。
■ 電子サインと電子署名の違い
電子サインは、PDFに手書き風のサインを挿入するなど、本人の意思表示を示す行為を指し、厳密には法的な証明力は電子署名より弱いことがあります。
一方、電子署名は、「本人性」「非改ざん性」を証明できる技術を用いる点が大きな違いです。
電子サインと電子署名の詳細な違いについてはこちらの記事もご覧ください。
電子サインとは？電子署名や書面との違いやメリット
■ 電子署名とタイムスタンプの違い
タイムスタンプは、文書が「いつ作成されたか」「改ざんされていないか」を証明する技術で、電子署名とは役割が異なります。電子署名と組み合わせることで、より高い証拠力を持たせることができます。
タイムスタンプの詳細についてはこちらの記事もご覧ください。
超基本！電子署名とタイムスタンプの違いと特徴
■ 電子署名とデジタル署名の違い
電子署名について調べていると、「デジタル署名」という言葉を目にすることがありますが、両者は意味や役割が異なります。電子署名は、契約書などの文書に対して、本人が署名したという意思表示を示す行為や仕組みを指します。電子署名法に基づき、本人性や非改ざん性が確認できる場合には、紙の署名と同等の法的効力を持ちます。
一方、デジタル署名は、文書の真正性や完全性を技術的に保証するための仕組みです。暗号技術を用いて文書が改ざんされていないことを証明する役割を担い、多くの場合、認証局によって発行・管理されます。たとえば、ソフトウェアやデジタルコンテンツが正規のものであることを確認するために使われる署名も、デジタル署名の一種です。
電子署名の仕組み
電子署名は主に次の2つの要素で成立します。
- 本人確認の仕組み（SMS認証、メール認証、電子証明書など）
- 文書の改ざん検知（電子署名を施した後に書類を変更すると検知する仕組み）
多くの電子署名サービスでは、署名に関連するログ（署名日時・IPアドレス・署名者情報など）も保存され、後から検証できる仕組みになっています。
電子署名の法的効力（電子署名法）
電子署名には法的効力があります。電子署名法では、本人が署名したことと、署名後の文書の非改ざん性が確認できる場合、紙の署名と同等の効力を持つと規定されています。契約締結時の意思表示を明確に示せるため、裁判などでも証拠として扱われることがあります。
電子署名法とe-文書法の違いや、より専門的なポイントについては、弁護士監修の記事でも解説していますので、関心のある方はそちらをご覧ください。
【弁護士監修】電子署名法とe-文書法の違いとポイント
電子署名の種類
電子署名には複数の方式があり、それぞれ特徴が異なります。
■ 当事者型電子署名
署名者自身が電子証明書を保有し、本人が署名する方式。信頼性が高い反面、証明書の管理など運用負荷が大きい場合があります。
■ 立会人型電子署名（クラウド型電子署名）
電子署名サービスが署名者の本人確認を行い、サービス提供者が署名の一部を担う方式。現在日本で最も利用されている形式です。多くの企業が採用しています。サインタイムもこの部類に入ります。
■ シンプルなサイン方式
名前を入力したり、サイン画像を貼り付ける方式。本人性の証明力は低くなる場合があります。
【シーン別】電子署名のやり方
電子署名は利用シーンによってさまざまな方法があります。
■ iPadでPDFファイルに電子署名する方法
PDFに直接サインを挿入する方法があり、簡易的な署名方法として利用されています。
詳しくは別記事で紹介していますのでこちらの記事も併せてご覧ください。
iPadでPDFに電子署名する方法
■ WordやExcelファイルに電子署名する方法
Microsoft Officeには電子署名機能が備わっており、特定の書類で署名欄を作成できます。
具体的な手順は別記事で紹介していますので併せてご覧ください。
Wordに電子署名を追加する6つの方法
■ iPhoneで文書に電子署名する方法
iPhoneで文書に電子署名する方法にはいくつかあります。文書の重要度や必要なセキュリティレベルに応じて最適な方法を選べます。
詳しくは別記事で紹介していますのでこちらの記事も併せてご覧ください。
iPhoneで文書に電子署名する方法
■ 電子契約サービスで電子署名する方法
最も一般的かつ法的に有効な方法です。サービス側が本人確認・署名ログ保持などを行うため、証拠力が高く、会社として導入する場合は電子契約サービスの利用が推奨されます。
電子契約サービス「サインタイム」とは？3つのおすすめポイントを紹介
電子署名サービスを導入するメリット
電子署名を導入することで、契約締結にかかる時間を大幅に短縮できます。紙の印刷や郵送、押印の依頼といった作業が不要になり、リモートワークや外出先からでも契約が完了します。
印紙税が不要になるためコスト削減にもつながり、紙の契約書で発生しがちな紛失や改ざんのリスクも減らすことができます。契約書の保管や検索も容易になり、契約業務全体の効率が向上します。
電子署名サービスのメリットに関してはこちらも併せてご覧ください。
電子署名サービスを選ぶ際に考えるべき7つのメリットとポイント
電子署名導入の注意点
電子署名を導入する際には、電子署名法に対応しているサービスかどうかを確認することが重要です。社内の承認フローと連携できるか、セキュリティ基準を満たしているか、海外取引に対応しているかなども検討ポイントになります。
ユーザー数や署名件数によって料金体系が変わる場合もあるため、自社の利用規模に合ったプランを選ぶ必要があります。
サインタイムの電子署名導入事例
サインタイムの電子署名を導入した企業では、契約の回覧にかかる時間が大幅に短縮され、数日かかっていた契約が数分で完了するようになったケースがあります。
ここでは、いくつかの電子署名を導入した企業の事例をご紹介します。
■ 建設業の契約業務を効率化。サインタイム導入で契約締結が1週間→即日に短縮
■ 月1,000件超のBtoC向け営業業務を電子契約で90％コスト削減、締結率も向上
■ Salesforceと電子契約サービス「サインタイム」の連携で99%の申込手続きをデジタル化
■ 電子契約で工事請負契約書の印紙代を年間10万円以上削減、紙書類はスキャナ保存で一元管理
電子署名サービスの選び方
電子署名サービスを選ぶ際には、自社の利用目的や導入規模に合った機能が備わっているかを見極めることが重要です。電子署名法への対応状況、署名ログや証跡の保存期間、タイムスタンプの付与、複数人の同時署名の可否、契約書管理機能の有無などが検討ポイントになります。
操作のしやすさや料金体系もサービスごとに異なるため、比較しながら選ぶとよいでしょう。
サインタイムの電子契約サービスでできること
サインタイムの電子契約サービスには、価値あるさまざまな機能があります。契約書に必要な項目が作成できるドキュメントや、デザインが作成できるツールなどもあります。
この機能により、署名やテキスト、日付、小切手、イニシャル、クレジット、添付資料、および分野をまとめた項目をドキュメント内に入れ込むことができます。これらは色分けすることもできるので、誰がどこに署名するべきなのかを分かりやすくすることにも役立ちます。
手書きの電子署名機能を使用することで、署名に個性をもたせることができます。サインタイムの独自のウェット インク ツールを使用すると、マウスやタッチスクリーンを使用して、ペンで署名したようなフォントのドキュメントを作成できます。
さらに、サインタイムの追跡システムの機能を使用することで、署名からデータを記録し、認証と法令順守を向上させることもできます。
サインタイムの契約管理のシステム使用によりリマインダーの送信ができるので、契約書の締結期限に遅れが発生することが防げます。後に契約先の統計や成約率などを追跡することもできます。
ドキュメント作成のテンプレートは複数の組織やユーザーに対応しているものになっているため、適切な人に適切なタイミングで適切な契約をいつでも作成できます。あなたの会社のビジネスシーンの必要性に応じて、サインタイムの電子契約は活用できます。
サインタイムの機能に関して、詳しくはこちらのページからご確認いただけます。
サインタイムの機能一覧
電子署名サービスの比較
電子署名を導入する際には、どのサービスを選ぶかが業務効率に大きく影響します。サービスごとに署名方法や対応している機能、料金体系、操作性などが異なるため、自社の目的に合った製品を比較しながら検討することが重要です。
たとえば、海外企業との取引が多い場合は国際規格への対応状況がポイントになりますし、社内の承認フローを効率化したい場合はワークフロー機能が備わっているかが判断材料となります。料金についても、月額費用だけでなく、署名件数やユーザー数に応じた課金体系かどうかを確認すると、自社に合うランニングコストを見極めやすくなります。
電子署名サービスには多くの選択肢がありますが、DocuSignやPandaDocのような海外発サービスと国産サービスを比較したい方も多いのではないでしょうか。それぞれの特徴を整理した比較記事では、導入目的に合わせた選び方をより詳しく説明しています。興味のある方はこちらの記事も参考にしてみてください。
- DocuSignとPandaDocどちらが最適？サインタイムとの比較でわかる選び方
- Dropbox SignとDocuSignどちらが最適？サインタイムとの比較でわかる選び方
- PandaDocとDocuSignどちらが最適？比較でわかるサインタイムを選ぶ理由
また、日本企業が導入を検討する際に特に比較されることの多い「サインタイム」「クラウドサイン」「GMOサイン」の3サービスについては、機能面の違いや料金の分かりやすさを基準にした比較表をまとめています。導入前に基本要件を整理したい方は、こちらのプライムスタートプラン比較表も併せてご覧ください。
電子契約サービス比較表 サインタイム・クラウドサイン・GMOサインの料金・機能を徹底比較【2025年版】
電子署名のよくある質問（FAQ）
Q1. 電子署名はハンコと同じ効力がありますか？
一定の要件を満たす場合、紙の押印と同等の法的効力があります。
Q2. 無料の電子署名でも問題ありませんか？
簡易的なサインは証拠力が弱いため、ビジネス利用には電子署名サービスの利用がおすすめです。
サインタイムでは、無料で利用できる無料プランがあります。まずは実際に試してみてください。
Q3. 電子署名は海外でも使えますか？
国によって法制度が異なるため、国際取引には、サインタイムのような信頼性の高いサービスを利用するのが安全です。
まとめ：電子署名を取り入れて業務効率を大幅改善
電子署名は、紙の署名と同じ法的効力を持ちながら、契約締結のスピードを大きく向上させる便利な仕組みです。契約にかかる時間や手間を削減し、リモートワークにも対応できるため、多くの企業が電子契約への移行を進めています。
サインタイムでは、電子署名から契約管理まで一つのサービスで完結でき、導入したその日から業務改善を実感できます。まずはお気軽にご相談ください。
