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【弁護士監修】2023年最新！電子契約できる書類と2022年に電子化された文書のまとめ
目次
近年、各企業で電子署名を導入して契約文書を電子化する動きが加速しています。
多くの契約書や書類は電子化できますが、すべてが電子化できるわけではありません。中には電子化が認められていない契約書や書類もあるため、誤って電子化しないように注意が必要です。
この記事では、電子化できる契約書や書類と電子化できないものをご紹介します。電子化に条件のあるもの、2022年に新たに電子化できるようになった書面も解説します。今後、各種書類の電子化をしたいという方はぜひご覧ください。
1.電子化できる契約や書類
結論からいうと、ほとんどの書類や契約書は電子化できます。
そもそも契約において、契約書の作成は必須ではありません。基本的には意思の合致があればよいので「口頭の契約も有効」とするのが法律の考え方です。契約書を作成するのは、争いが生じたときのために契約内容を明確に記録しているに過ぎません。
つまり、契約書すらなくても契約は有効なので、契約を証する方法が電子データであっても何ら問題はありません。契約書以外の請求書や発注書などの書類も「紙でなければならない」というルールはなく、基本的にすべて電子化できます。
ただし、例外はあります。電子化できない契約書について早く知りたい方は、ページ中ほどの「2.電子化できない契約書」まで進んでください。
1-1 電子化できる契約書の代表例
| 取引基本契約書 |
| 売買契約書 |
| 貸金契約書(金銭消費貸借契約書) |
| 秘密保持契約書 |
| 代理店契約書 |
| 雇用契約書 |
| 債権譲渡契約書 |
| 委任契約書 |
| 業務委託契約書 |
| 駐車場の賃貸借契約書 |
| フランチャイズ契約書 |
| 投資契約書 |
| 保証契約書 |
上記以外にも電子化できる契約書は多数あります。
1-2 契約書以外で電子化できる書類の例
契約書以外で電子化できる書類としては、以下のようなものがあります。
- 請求書や発注書などの書類
- 取締役会議事録
- 誓約書､念書
- 申込書
- 検収書
- 雇用条件通知書
- 覚書
上記のほか、ほとんどの通知書で利用できます。
1-3 相手方の事前承諾が必要な書類
電子化できる場合にも「相手方による事前承諾」が必要なものがあります。
- 工事・建設請負契約書
- 下請業者との受発注書
- 雇用条件通知書
- (承諾だけではなく、労働者が「希望｣している必要
- があります)
- 投資信託契約の約款
- 金融商品取引契約の説明文書
1-4 電子契約を認める法律
従来、電子化や電子契約が認められなかった書類についても、法整備によって電子化できる範囲がどんどん拡大しています。
電子化を認める法律には以下のようなものがあります。
| 法律名 | 概要 |
| 電子署名法 | 2001年、 電子署名法の施行によって、 電子署名にも紙面への署名押印と同じ 法的効力が認められるようになりました。 |
| IT書面一括法 | 2001年、 IT書面一括法の施行により、 それまでは紙で作成しなければならな かった50種類の書類について、電子メールなどの電磁的方法によって作成や 届出ができるようになりました。 |
| e-文書法 | 2005年、 e-文書法の施行により、 法人税法や会社法、証券取引法(現金融商 品取引法)などにより保管が義務づけられる文書や帳簿類 請求書や領収書 などについて、 電子ファイルによる保存が認められるようになりました。 |
| 電子帳簿保存法 | 電子帳簿保存法により、国税関係の帳簿類についても要件を満たせば電子 データによって保存できるようになりました。 要件については何度か改正されて おり、基本的に電子化を推進する方向で進んでいます。 電子帳簿保存法のもともとの施行時期は1998年ですが、 2021年にも改正法が 施行されて取り扱いが変更されます。 |
2.電子化できない契約書
電子化できる契約書が増えている一方、契約や書類によっては法律上「紙で作成しなければならない」ものがあります。
そういった例外的なものについては「紙」で作成しなければなりません。例えば、「公正証書」を要する契約は電子化できません。
3.不動産関係など2022年に電子化が解禁された文書
2022年は多くの法律が改正されました。それに伴い、これまで電子化できていなかった多くの書類が電子契約で利用できるようになりました。
3-1 不動産関係書類の電子化が可能に
デジタル改革関連法により、不動産関連の書類を電子化できるようになりました。
宅地建物取引業法の改正により、書面での契約が必須だった重要事項説明・売買契約締結などの書類の電子化が認められました。重要事項説明書や賃貸借契約書、売買契約書についても電子署名を付した電子データでやり取りできるようになりました。
ただし、事業用定期借地契約書については公正証書が必要なので、デジタル改革関連法の施行後も紙による契約締結が必要です。
3-2 特定商取引法関連の書類も改正＆解禁
2022年6月から特定商取引法の改正により、訪問販売などにおける交付書類やクーリングオフ通知書についても電子化が認められるようになりました。
これまで訪問販売などの特定商取引法が適用される類型の契約を行うときには、業者は消費者へ書類によりクーリングオフの説明書類を交付しなければなりませんでした。
改正法によると、消費者の承諾を得れば電子データによる交付が可能となります。
また「書類が必要」とされていたクーリングオフ通知についても、電子データによって送付できるようになりました。
まとめ
- 一部の書類を除き、ほとんどの書類や契約書は電子化できる
- 今後ますます電子化できる書類の範囲が広がっていく
- 電子化すれば印紙代や送料、保存スペースなどのコストを大きく削減できるメリットがある