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【2023年最新】電子契約とは？仕組みや電子化できる契約・書類を分かりやすく解説！
目次
近年、各企業で電子署名を導入して契約文書を電子化する動きが加速しています。
多くの契約書や書類は電子化できますが、すべてが電子化できるわけではありません。中には電子化が認められていない契約書や書類もあるため、誤って電子化しないように注意が必要です。
この記事では、電子化できる契約書や書類と電子化できないものをご紹介します。電子化に条件のあるもの、2022年に新たに電子化できるようになった書面も解説します。今後、各種書類の電子化をしたいという方はぜひご覧ください。
電子契約とは？
電子契約は、従来の紙の契約文書を電子的な形式で作成、署名、および交換するプロセスを指します。これにより、書類を印刷したり郵送したりする手間を省くことができます。
電子契約は電子署名技術を使用して合法的に確認され、法的に拘束力のある契約を形成することができます。ビジネスや法律分野で、契約作成を効率的にし、時間とコストを節約する手段として広く使われています。
電子署名の仕組み
では、電子契約に必要な電子署名の仕組みはどうなっているのでしょうか？
電子証明書
電子証明書とは、電子データが原本であることを証明するためのもので、書面取引における印鑑証明書に相当するものです。オンライン取引において個人や法人の身元を確認するためのデジタル証明書となります。データが伝送中や保存中に改ざんされていないことを確認するのにも役立ちます。
電子証明書は通常、認証局と呼ばれる信頼性のある第三者機関が発行しています。認証局では、電子証明書の保持者の身元を検証した後、証明書を発行します。電子証明書の有効期限は、数か月から2年以上の特定の期間に発行され、使用目的や発行者のポリシーによって異なります。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、ある特定のデータがいつ作成または変更されたかを記録する技術のことで、不正改ざん防止や証明書の発行、時間の証明など、様々な分野で活用されています。タイムスタンプは特定の出来事や取引がいつ行われたかを確認するために、法的証拠として使用されることもあります。
タイムスタンプの仕組みは、時刻認証業務認定事業者（TSA）から提供される時刻情報を取得し、それをデータに組み込むことによって実現されます。TSAは保有する公開鍵証明書を用いてデータに署名を行い、その署名と時刻情報をデータに追加します。これにより、後でデータが改ざんされていないことを確認できます。
長期署名
長期署名（PAdES）とは、電子契約締結がなされたPDFに対して、電子署名とタイムスタンプをセットにして付与し、証明書の有効期限を超えて10年間の署名の検証ができるようになります。またAdobe認定の電子証明書（AATL）を使った電子署名が付与される為、Adobe Acrobat Readerで電子署名の有効性を確認できます。これによりAdobe Acrobat ReaderでPDFを開けば「10年間は改ざんされていない」という事をその場で確認できるようになります。
サインタイムの長期署名では、総務大臣認定の事業者であるアマノセキュアジャパン株式会社のタイムスタンプを利用しています。データの改ざん有無を強力に証明することができ、電子帳簿保存法にもより簡単に対応する事ができます。
紙の契約との違い
電子契約は、従来の紙の契約と同等の効力を持っていますが、形式や保存方法などが異なります。
| 書面契約 | 電子契約 | |
| 形式 | 紙の書面 | 電子データ（PDF） |
| 証拠力 | 押印、印鑑、印影 | 電子署名または電子サイン |
| 本人性の担保 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
| 改ざん防止 | 契印や割印 | タイムスタンプ |
| 事務処理 | 送付、郵送または持参が通常 | インターネット通信 |
| 保管 | 書棚での紙の保管 | サーバー上でのデジタル保管 |
| 収入印紙 | 必要 | 不要 |
詳しくはこちら電子契約と書面の契約の違いとは？電子化のメリットを紹介も参照してみてください。
電子契約のメリット
電子契約を利用するメリットはいくつかありますが、大きく分けて主に下記の2つが挙げられます。
電子契約についてのメリット・デメリットについては、電子契約の5つのメリットとは？デメリットと導入のポイントをご紹介もご参照ください。
業務効率化
電子契約はプロセスの自動化を可能にし、契約の作成、署名、管理が効率的に行えます。また電子文書は瞬時に送信でき、契約当事者の物理的な同席が不要です。これにより、契約締結プロセスが迅速化し、取引の遂行にかかる時間が短縮され、業務の効率が向上します。
コスト削減
電子契約では紙の文書を印刷、配送、保存するコストが削減できます。また、電子契約プラットフォームを使用することで、契約の追跡と管理が容易になり、人的リソースの節約につながります。さらに、エコフレンドリーなアプローチで環境にもやさしい選択となり、紙の使用と廃棄物を削減できます。
電子契約の種類
電子契約には、一般的に電子契約サービスを利用すると思いますが、この電子契約サービスには、主に2つのタイプがあります。
当事者型
「当事者型」は、利用者自身が電子証明書を発行し、電子署名を行います。これにより、電子契約の証拠性が高まり、本人認証が可能となります。電子証明書は信頼性のある第三者機関から発行してもらいます。
立会人型
「立会人型」は、利用者は電子証明書を発行せず、事業者が代理で電子署名を行うタイプです。利用者が電子証明書を発行せず、手間とコストを削減できる利点があります。
サインタイムもこの立会人型電子契約サービスです。詳しくは、電子契約サービス「サインタイム」とは？3つのおすすめポイントを紹介もチェックしてみてください。
電子契約の法的有効性
電子契約は適切なプロトコルと規制に従い、電子署名を法的に有効な署名手段として承認しており、法的に有効で実用的な契約形式として、法廷での争議解決にも対応しています。
電子契約の法的有効性の確立には以下の要因が関与します。
電子署名法
電子署名法は、電子文書内の「電子署名」を定義し、その有効性を確立する法律です。この法律の正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」です。電子署名法は、電子文書の信頼性を向上させ、法的な効力を確保するために重要な法律です。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、企業や法人が電子帳簿を適切に保存し、電子帳簿保存システムを整備するための規制とガイドラインを定めた法律です。この法律は情報の保全性と信頼性を確保し、税務や監査、法的な証拠の提供に関する重要な要件を規定しており、電子帳簿の証拠能力を強化しています。
電子化できる契約や書類
結論からいうと、ほとんどの書類や契約書は電子化できます。
そもそも契約において、契約書の作成は必須ではありません。基本的には意思の合致があればよいので「口頭の契約も有効」とするのが法律の考え方です。契約書を作成するのは、争いが生じたときのために契約内容を明確に記録しているに過ぎません。
つまり、契約書すらなくても契約は有効なので、契約を証する方法が電子データであっても何ら問題はありません。契約書以外の請求書や発注書などの書類も「紙でなければならない」というルールはなく、基本的にすべて電子化できます。
ただし、例外はあります。電子化できない契約書について早く知りたい方は、ページ中ほどの「2.電子化できない契約書」まで進んでください。
電子化できる契約書の代表例
| 取引基本契約書 |
| 売買契約書 |
| 貸金契約書(金銭消費貸借契約書) |
| 秘密保持契約書 |
| 代理店契約書 |
| 雇用契約書 |
| 債権譲渡契約書 |
| 委任契約書 |
| 業務委託契約書 |
| 駐車場の賃貸借契約書 |
| フランチャイズ契約書 |
| 投資契約書 |
| 保証契約書 |
上記以外にも電子化できる契約書は多数あります。
契約書以外で電子化できる書類の例
契約書以外で電子化できる書類としては、以下のようなものがあります。
- 請求書や発注書などの書類
- 取締役会議事録
- 誓約書､念書
- 申込書
- 検収書
- 雇用条件通知書
- 覚書
上記のほか、ほとんどの通知書で利用できます。
サインタイムは法務省に認定されているため、取締役会議事録でも利用可能
相手方の事前承諾が必要な書類
電子化できる場合にも「相手方による事前承諾」が必要なものがあります。
- 工事・建設請負契約書
- 下請業者との受発注書
- 雇用条件通知書
(承諾だけではなく、労働者が「希望｣している必要があります) - 投資信託契約の約款
- 金融商品取引契約の説明文書
電子契約を認める法律
従来、電子化や電子契約が認められなかった書類についても、法整備によって電子化できる範囲がどんどん拡大しています。
電子化を認める法律には以下のようなものがあります。
| 法律名 | 概要 |
|---|---|
| 電子署名法 | 2001年、 電子署名法の施行によって、 電子署名にも紙面への署名押印と同じ法的効力が認められるようになりました。 |
| IT書面一括法 | 2001年、 IT書面一括法の施行により、 それまでは紙で作成しなければならなかった50種類の書類について、電子メールなどの電磁的方法によって作成や届出ができるようになりました。 |
| e-文書法 | 2005年、 e-文書法の施行により、 法人税法や会社法、証券取引法(現金融商品取引法)などにより保管が義務づけられる文書や帳簿類、請求書や領収書などについて、 電子ファイルによる保存が認められるようになりました。 |
| 電子帳簿保存法 | 電子帳簿保存法により、国税関係の帳簿類についても要件を満たせば電子データによって保存できるようになりました。 要件については何度か改正されており、基本的に電子化を推進する方向で進んでいます。 電子帳簿保存法のもともとの施行時期は1998年ですが、 2021年にも改正法が施行されて取り扱いが変更されています。 |
電子化できない契約書
電子化できる契約書が増えている一方、契約や書類によっては法律上「紙で作成しなければならない」ものがあります。
そういった例外的なものについては「紙」で作成しなければなりません。例えば、「公正証書」を要する契約は電子化できません。
不動産関係など2022年に電子化が解禁された文書
2022年は多くの法律が改正されました。それに伴い、これまで電子化できていなかった多くの書類が電子契約で利用できるようになりました。
不動産関係書類の電子化が可能に
デジタル改革関連法により、不動産関連の書類を電子化できるようになりました。
宅地建物取引業法の改正により、書面での契約が必須だった重要事項説明・売買契約締結などの書類の電子化が認められました。重要事項説明書や賃貸借契約書、売買契約書についても電子署名を付した電子データでやり取りできるようになりました。
ただし、事業用定期借地契約書については公正証書が必要なので、デジタル改革関連法の施行後も紙による契約締結が必要です。
特定商取引法関連の書類も改正＆解禁
2022年6月から特定商取引法の改正により、訪問販売などにおける交付書類やクーリングオフ通知書についても電子化が認められるようになりました。
これまで訪問販売などの特定商取引法が適用される類型の契約を行うときには、業者は消費者へ書類によりクーリングオフの説明書類を交付しなければなりませんでした。
改正法によると、消費者の承諾を得れば電子データによる交付が可能となります。
また「書類が必要」とされていたクーリングオフ通知についても、電子データによって送付できるようになりました。
まとめ
電子契約は、業務効率を向上させ、紙の契約と比較してコストを削減できたり、遠隔地での契約が可能であったりと多くの利点があります。また電子契約はセキュリティ対策も強化でき、自動化とトラッキングも容易です。
電子契約は法廷で有効性が確認されており、現代のビジネスにおいて効率的かつ環境に優しい方法として広く採用されていますが、電子契約の導入の際には関連する法律に注意が必要です。
- 一部の書類を除き、ほとんどの書類や契約書は電子化できる
- 今後ますます電子化できる書類の範囲が広がっていく
- 電子化すれば印紙代や送料、保存スペースなどのコストを大きく削減できるメリットがある
紙・印鑑、郵送、すべてさようなら！サインタイムは、従来の紙のプロセスを電子上で実現できる電子契約サービスです。
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